Art. 188 Kodeksu pracy a świadectwo pracy – poradnik dla pracodawców i pracowników
Świadectwo pracy to dokument, który odgrywa istotną rolę zarówno w życiu zawodowym pracownika, jak i obowiązkach pracodawcy. W Polsce jego zasady zostały uregulowane m.in. przez art. 188 § 1 Kodeksu pracy , który stanowi podstawę prawną do wystawienia tego dokumentu po ustaniu stosunku pracy.
W tym poradniku wyjaśnimy, czym jest świadectwo pracy, kto ma prawo je otrzymać, jakie informacje musi zawierać oraz jakie konsekwencje mogą wyniknąć z jego niewystawienia lub nieprawidłowego sformułowania.
„Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy świadectwo pracy, jeżeli pracownik tego zażąda.”
To oznacza, że:
Świadectwo pracy nie jest dokumentem obowiązkowym ex lege (czyli automatycznie), ale wymaganym na żądanie pracownika.
Pracodawca ma obowiązek jego przygotowania, jeśli tylko pracownik go poprosi.
Obowiązek ten dotyczy każdego rodzaju ustania stosunku pracy: zwolnienia, odejścia z własnej inicjatywy, przejścia na emeryturę itd.
Jakie informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy?
Choć Kodeks pracy nie precyzuje szczegółowo treści świadectwa, orzecznictwo i praktyka administracyjna wypracowały pewne standardy. Zgodnie z nimi, dokument powinien zawierać m.in.:
Imię i nazwisko pracownika,
Datę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
Stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
Informację o okresie odbycia ewentualnego stażu próbego,
Ocenę pracy pracownika (opcjonalna, ale często żądana przez pracownika),
Podpis osoby uprawnionej do wystawiania dokumentów kadrowych (np. kierownika HR, pracodawcy).
Ocena pracy może mieć wpływ na dalsze losy pracownika – np. przy poszukiwaniu nowej pracy – dlatego warto podejść do jej sformułowania z należytą starannością.
Czy pracownik ma prawo do uzyskania świadectwa pracy nawet po wielu latach?
Tak! Choć Kodeks pracy nie przewiduje limitu czasowego, w którym pracownik może złożyć wniosek o udostępnienie świadectwa pracy, to teoretycznie można go zażądać nawet kilkanaście lat po ustaniu stosunku pracy. Oczywiście, pracodawca może mieć trudności z przygotowaniem dokumentu po tak długim czasie, ale ma obowiązek zachować dokumentację kadrową przez określony czas (zazwyczaj 10 lat od rozwiązania umowy).
Co, jeśli pracodawca odmawia wystawienia świadectwa pracy?
Jeśli pracodawca odmówi wystawienia świadectwa pracy pomimo złożonego żądania przez pracownika, może zostać ukarany grzywną. Zgodnie z art. 188 § 2 Kodeksu pracy :
„Za naruszenie obowiązku, o którym mowa w § 1, kierownik zakładu pracy może być ukarany grzywną do 5000 zł.”
Ponadto pracownik może zwrócić się do sądu pracy z pozew o nakazanie pracodawcy wystawienia świadectwa pracy.
Najważniejsze fakty – podsumowanie
✅ Świadectwo pracy należy się każdemu pracownikowi, który o nie zwróci się po rozwiązaniu stosunku pracy.
✅ Dokument ten nie jest wymagany automatycznie – pracownik musi go zażądać pisemnie.
✅ Świadectwo pracy powinno zawierać dane identyfikujące pracownika, daty zatrudnienia i ustania pracy oraz charakter wykonywanego stanowiska.
✅ Ocena pracy w świadectwie pracy jest opcjonalna, ale często decydująca o dalszych perspektywach pracownika.
✅ Pracodawca, który odmówi wystawienia świadectwa pracy, może zostać ukarany grzywną.
✅ Świadectwo pracy można zażądać nawet po wielu latach od końca zatrudnienia.
