Art. 53 Kodeksu Pracy – jak powinno wyglądać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument, który stanowi potwierdzenie faktu zatrudnienia osoby w określonym czasie oraz zawiera informacje o długości i warunkach pracy. W Polsce jego forma i treść są regulowane m.in. art. 53 Kodeksu Pracy (KPrac). Znajomość tego przepisu jest niezwykle ważna zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, ponieważ niewłaściwe sformułowanie lub brak konkretnych danych może prowadzić do skarg prawnych lub utrudnień przy np. składaniu wniosków o emeryturę czy poszukiwaniu nowej pracy.
W niniejszym poradniku omówimy dokładnie, jakie elementy musi zawierać świadectwo pracy zgodnie z art. 53 KPrac, a także co należy wiedzieć jako pracodawca lub pracownik podczas jego wystawiania.
„Pracodawca obowiązany jest wydać pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy albo na jego żądanie świadectwo pracy zawierające datę zatrudnienia i datę rozwiązania stosunku pracy oraz opinię o pracy.”
Zatem:
Świadectwo pracy jest obowiązkowe po rozwiązaniu stosunku pracy.
Pracownik ma prawo do świadczenia również podczas trwania stosunku pracy , jeśli taki złoży pismo żądania.
Świadectwo musi zawierać konkretne informacje : datę zatrudnienia i datę rozwiązania, oraz opinię o pracy .
2. Forma świadectwa pracy
Świadectwo pracy nie musi być wydane w określonej formie papierowej. Może być ono wystawione w formie elektronicznej, jeśli spełnia wymagania ustawy o prawie dostępu do informacji publicznej i inne przepisy dotyczące postaci prawomocnej.
W praktyce jednak najczęściej wystawiane jest w formie drukowanej, często z pieczęcią firmy i podpisem reprezentanta pracodawcy (np. kierownika HR, właściciela firmy).
3. Treść świadectwa pracy – co musi się znajdować?
Zgodnie z art. 53 KPrac, dokument ten musi zawierać:
a) Dane identyfikujące pracownika
Imię i nazwisko
Numer pesel
b) Dane identyfikujące pracodawcę
Nazwa firmy
Adres siedziby
NIP/Nr REGON
c) Informacje o okresie zatrudnienia
Data rozpoczęcia stosunku pracy
Data zakończenia stosunku pracy
d) Opinia o pracy
To najważniejszy i jednocześnie najbardziej problematyczny fragment. Opinia powinna zawierać:
Funkcję pełnioną przez pracownika,
Charakterystykę pracy (np. „praca biurowa”, „praca fizyczna”),
Oceny kompetencji i zaangażowania (jeśli dotyczy),
Potwierdzenie braku naruszeń umowy o pracę (lub ich opis, jeśli były).
Ponadto opinia powinna być obiektywna, rzetelna i bezpieczna pod względem prawnym. Pracodawca nie ma obowiązku wystawiać negatywnej opinii, ale nie może również udzielać fałszywych informacji – to mogłoby prowadzić do odpowiedzialności cywilnej, a nawet karnego odpowiedzialności.
4. Kiedy można odmówić wystawienia świadectwa pracy?
Pracodawca nie może odmówić wystawienia świadectwa pracy , chyba że:
Żądanie zostało zgłoszone po rozwiązaniu stosunku pracy – wtedy pracodawca jest obowiązany je wydać.
Żądanie zostało zgłoszone podczas trwania stosunku pracy – wtedy może je odmówić, jeśli uzasadni to dobrym powodem (np. podejrzeniem, że pracownik korzysta z dokumentu do celów szkodliwych dla pracodawcy). Jednak praktyka pokazuje, że takie odmowy są bardzo rzadkie i trudne do udowodnienia.
5. Konsekwencje niespełnienia obowiązku
Niezwrotne wydanie świadectwa pracy może skutkować:
Karą pieniężną zgodnie z Ust. 168b Kodeksu administracyjnego (do 50 000 zł),
Procesem cywilnym z prośbą o nadzwyczajne wykonanie świadczenia,
Skargą do organu dozoru (np. Inspekcji Pracy).
6. Czy pracodawca może żądać zapłaty za świadectwo pracy?
Nie. Wystawienie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy bezpłatnie . Nie ma możliwości żądania opłaty za jego wydanie – nawet jeśli pracownik żąda wielu kopii.
7. Jak sprawdzić, czy świadectwo pracy jest kompletny i prawidłowe?
Pracownik powinien upewnić się, że dokument zawiera:
Poprawne dane osobowe i pracodawcy,
Daty zatrudnienia i zwolnienia,
Obiektywną opinię o pracy,
Podpis pracodawcy i pieczątę firmy.
Jeśli coś jest niekompletne, pracownik ma prawo do poprosić o poprawkę .
Podsumowanie – najważniejsze fakty na temat art. 53 Kodeksu Pracy i świadectwa pracy:
Obowiązek wystawienia świadectwa pracy wynika z art. 53 KPrac.
Świadectwo musi zawierać:
Dane pracownika i pracodawcy,
Datę zatrudnienia i datę zwolnienia,
Opinię o pracy.
Opinia musi być obiektywna, rzetelna i nie może zawierać fałszywych informacji.
Świadectwo można wystawić w formie elektronicznej .
Pracodawca nie może żądać płatności za świadectwo pracy.
Odmowa wydania świadectwa może skutkować karą administracyjną .
Pracownik ma prawo do wielu kopii świadectwa.
Świadectwo może zostać wystawione nawet podczas trwania stosunku pracy – na żądanie pracownika.
Jeśli masz pytania dotyczące konkretnego przypadku lub potrzebujesz wzoru świadectwa pracy, śmiało kontaktuj się z doradcą prawnym lub specjalistą ds. relacji pracy. Pamiętaj, że prawidłowo sporządzone świadectwo pracy to nie tylko formalność, ale kluczowy dokument w karierze zawodowej i życiu osobistym każdego pracownika.
