Jako doświadczony prawnik, regularnie spotykam się z pytaniami pracodawców i pracowników dotyczącymi regulaminów wewnętrznych oraz ich wpływu na relacje pracy. Jednym z kluczowych przepisów w tym zakresie jest art. 108 Kodeksu Pracy (KPr) . W niniejszym poradniku wyjaśnię jego znaczenie, warunki stosowania oraz najczęściej popełniane błędy.
Art. 108 Kodeksu Pracy określa, że pracodawca może ustalić regulamin wewnętrzny , który uzupełnia lub precyzyzuje zasady wynikające z ustawy. Regulamin taki ma charakter obowiązkowy dla wszystkich pracowników, o ile spełnia określone warunki formalne i treściowe.
Główne funkcje regulaminu wewnętrznego
Regulamin wewnętrzny służy:
Precyzacji procedur związanych z organizacją pracy,
Ustaleniu szczegółowych zasad dotyczącego np. czasu pracy, spóźnień, uboczności, zachowań etycznych itp.,
Zwiększeniu przejrzystości systemu zarządzania w firmie,
Zabezpieczeniu praktyk HR – umożliwia stosowanie sankcji dyscyplinarnych, jeśli są wyraźnie określone.
Warunki prawidłowego sporządzenia regulaminu (według art. 108 KPr)
Aby regulamin miał siłę prawną, musi on:
Być sporządzony przez pracodawcę .
Zostać przedstawiony pracownikom (np. rozdany, opublikowany w sieci).
Zostać zaakceptowany przez pracownika – można to uzyskać poprzez:
podpis potwierdzający zapoznanie się z regulaminem,
kontynuację pracy po jego wdrożeniu (tzw. „akceptacja domyślna”).
Zawierać postanowienia nie sprzeczne z ustawą – np. nie wolno ograniczać praw wynikających z KPr.
Nie naruszać zasad konstytucyjnych ani innych norm prawa.
Co zawiera typowy regulamin wewnętrzny?
Standardowo regulamin obejmuje m.in.:
godziny pracy i przerwy,
procedury zgłaszania choroby,
zasady korzystania z sprzętu biurowego i internetu,
reguły ubioru służbowego,
kody etyczne i zasady zachowania,
procedury narzekania i rozwiązywania konfliktów,
mechanizmy kar dyscyplinarnych (np. ostrzeżenia, zwolnienie za poważne narażenie firmy).
Jakie są skutki niezgodnego regulaminu?
Jeśli regulamin nie spełnia wymogów art. 108 KPr, to:
Nie ma siły prawniej wiążącej – pracodawca nie może go stosować jako podstawy do podejmowania decyzji (np. zwolnienia).
Sąd może orzec o nieważności postanowień regulaminu.
Decyzje oparte na niewłaściwym regulaminie mogą być unieważnione .
Praktyczne wskazówki dla pracodawców
Zawsze sprawdź aktualność Kodeksu Pracy – niektóre normy zmieniają się.
Konsultuj regulamin z Radą Pracowniczą lub Związkiem Zawodowym , jeśli taki istnieje.
Zapewnić pracownikom możliwość zapoznania się z dokumentem – najlepiej w formie pisemnej lub elektronicznej.
Unikaj ogólnikowych i niejasnych formulowań – im bardziej konkretne, tym lepiej.
Regularnie przeglądać i aktualizować regulamin – zwłaszcza po zmianach w prawie pracy.
Praktyczne wskazówki dla pracowników
Zwróć uwagę na nowe regulaminy – często wpływają one na Twoje prawa.
Sprawdź, czy regulamin został poprawnie ogłoszony – brak formalności może go uczynić nieważnym.
W razie wątpliwości skorzystaj z doradztwa prawniczego – zarówno pro bono, jak i prywatnego.
Nie podpisuj regulaminu bez wcześniejszego zrozumienia jego treści – możesz później żądać anulowania.
Najważniejsze fakty o art. 108 Kodeksu Pracy:
✅ Art. 108 KPr upoważnia pracodawcę do sporządzenia regulaminu wewnętrznego.
✅ Regulamin ma charakter obowiązkowy dla pracowników , o ile spełnia warunki formalne.
✅ Musi być zaprezentowany pracownikom i przez nich zaakceptowany .
❌ Nie może naruszać ustawy , konstytucji ani innych norm prawa.
✅ Może zawierać zasady dotyczące organizacji pracy, zachowań, procedur karna i inne .
❌ Regulamin niespełniający wymogów art. 108 KPr jest nieważny .
✅ Decyzje oparte na nieprawidłowym regulaminie mogą zostać unieważnione przez sąd .
✅ Pracownik może żądać od pracodawcy dostępu do regulaminu .
✅ W przypadku konfliktu między regulaminem a ustawą ma pierwszeństwo Kodeks Pracy .
Jeśli masz pytania dotyczące konkretnego regulaminu lub chcesz sprawdzić, czy Twój pracodawca działa zgodnie z art. 108 KPr, warto skonsultować się z adwokatem lub doradcą prawnym specjalizującym się w prawie pracy.
