Szkolenia pracowników – gdzie księgować? Konto 405 czy 409?
W prowadzeniu firmy jednym z kluczowych aspektów jest prawidłowe rozliczanie kosztów. Dużą rolę odgrywają tutaj szkolenia pracowników, które są nie tylko elementem inwestycji w kapitał ludzki, ale i kosztem uzyskania przychodu. Jednak wiele firm ma problem z tym, na którym koncie księgować takie wydatki – konto 405 czy 409?
W tym poradniku wyjaśnimy różnice między kontami 405 i 409 oraz pomożemy podjąć decyzję, które z nich powinno być stosowane do ewidencjonowania kosztów szkoleń pracowników.
Zgodnie z ogólnopolskim planem kont (rozporządzenie Ministra Finansów), konta te mają różne przeznaczenia:
Konto 405 – „Udziały w zysku, dodatki jubileuszowe i inne wynagrodzenia specjalne”
Dotyczy wynagrodzeń o charakterze nieregularnym, niezwiązanych bezpośrednio z pracą wykonaną.
Obejmuje np.:
udziały w zysku,
nagrody jubileuszowe,
premie za długoletnią pracę,
inne dodatki wynagradzające lojalność lub staż pracy.
Nie stanowi podstawy do naliczania składek ZUS ani podatku dochodowego (przy odpowiednich warunkach).
Konto 409 – „Inne koszty operacyjne”
Jest kontem syntetycznym służącym ewidencji różnych kosztów operacyjnych, które nie mieszczą się w innych grupach kosztów.
Do 409 księguje się m.in.:
koszty usług obcych (np. doradztwo, audyt),
koszty reklamy i promocji,
koszty szkoleń pracowników,
koszty podróży służbowych poza wynagrodzeniem,
inne koszty działalności operacyjnej.
Gdzie księguje się koszty szkoleń pracowników?
Odpowiedź brzmi: na koncie 409 – „Inne koszty operacyjne”.
Szkolenia pracowników to koszty ponoszone przez pracodawcę w związku z rozwojem kompetencji kadry. Mają one charakter kosztu uzyskania przychodu i nie stanowią części wynagrodzenia pracownika. Nie są więc wynagrodzeniem specjalnym ani dodatkiem jubileuszowym – dlatego nie mogą być księgowane na koncie 405 .
Prawidłowa księgowość wygląda następująco:
Przyjęcie faktury VAT za szkolenie:
Dt 409 – Inne koszty operacyjne
Ct 211 – Rachunki do zapłaty
Zapłata:
Dt 211 – Rachunki do zapłaty
Ct 131 – Bank / 138 – Kasa
Podatek i ZUS – jak to wygląda?
Koszt szkolenia pracownika jest kosztem uzyskania przychodu , zatem można go odliczyć od dochodu przedsiębiorstwa.
Nie stanowi on wynagrodzenia – nie opodatkowuje się go ani składkami ZUS, ani podatkiem dochodowym.
Warto pamiętać, że jeśli firma pokrywa koszt szkolenia zewnętrznego dla pracownika (np. kursu zawodowego), a pracownik sam je realizuje, to nadal jest to koszt pracodawcy, podlegający ewidencji na koncie 409 (o ile nie jest częścią umowy o pracę jako wynagrodzenie).
Co mówi interpretacja indywidualna i praktyka kontrolna?
Według wielu wydań Głównego Urzędu Kontrolnego oraz urzędów skarbowych, szkolenia pracowników nie stanowią wynagrodzenia, chyba że są przekazywane jako benefity materialne w ramach systemu motywacyjnego (np. bonifikata finansowa za ukończenie szkolenia). Wówczas może zachodzić potrzeba analizy przypadku indywidualnego.
Dotyczy to jednak rzadkich sytuacji. Ogólnie rzecz biorąc, szkolenia finansowane przez firmę dla firmy – z korzyścią dla jej działalności – są traktowane jako koszty operacyjne, czyli właśnie konto 409.
Najważniejsze fakty – podsumowanie:
✅ Szkolenia pracowników to koszt operacyjny, nie wynagrodzenie .
✅ Księgujemy je na koncie 409 – „Inne koszty operacyjne” , a nie na koncie 405.
✅ Nie stanowią podstawy do naliczania ZUS ani podatku dochodowego .
✅ Mogą być odliczone od dochodu przedsiębiorstwa jako koszt uzyskania przychodu.
✅ W wyjątkowych przypadkach (np. szkolenie jako forma nagrody) należy dokonać indywidualnej analizy.
✅ Dokumentacja powinna jednoznacznie wskazywać, że szkolenie służy rozwojowi firmy , a nie wyłącznie interesom pracownika.
Chcesz mieć pewność, że Twoja księgowość jest zgodna z aktualnym stanem prawa? Skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym – ekspert pomoże dopasować rozwiązania do konkretnej sytuacji biznesowej Twojej firmy.
